Vďaka zavedeniu špeciálne prispôsobeného CAD systému šetrí spoločnosť Areen Design značné množstvo času a nákladov na svojom doteraz najväčšom projekte – návrhu nového veľkého medzinárodného letiska.

VÝZVY:

Rob Ball, manažér CAD systémov v spoločnosti Areen, vysvetľuje: „Číslo výkresu, názov a revízia sa museli zhodovať v rôznych dokumentoch a všetky informácie museli byť zosúladené s indexovým listom. Práca bola následne skontrolovaná oddelením kontroly dokumentácie, než bola odovzdaná architektovi, spoločnosti Atkins.“ Rob a jeho tím zistili, že trávia veľa dlhých hodín ručnou kontrolou a koordináciou výstupov, čo samozrejme znamenalo aj vysoké náklady. „Bolo nevyhnutné,“ hovorí Rob, „že sa vkradli ľudské chyby. Keď skontrolujete 50 výkresov a máte pred sebou ďalších 150, je ľahké prehliadnuť nejakú tú anomáliu, najmä pri častých prerušeniach bežného kancelárskeho života. Navyše, keďže rôzni ľudia robia veci mierne odlišným spôsobom, nemali sme vždy konzistenciu vo všetkých výkresoch. Je pochopiteľné, že práca obsahujúca hoci len jednu chybu bola odmietnutá, a potom sme museli stráviť ešte viac času opravovaním chýb, opätovnou kontrolou a opätovným predkladaním práce.“ Úmornosť kontroly práce v takom obrovskom meradle bola pre dizajnérov frustrujúca. „Hoci náš tím akceptoval, že kontrola je nevyhnutná a je súčasťou práce,“ hovorí Rob, „nešlo o časovo ani nákladovo efektívne využitie ľudí s kreatívnymi znalosťami, ktorí sú platení za dizajnérsku prácu.“ Situáciu ešte viac komplikuje skutočnosť, že spoločnosť Areen má v rámci tohto projektu dvoch klientov, z ktorých každý používa odlišné revízne kódy. Stavebná spoločnosť vyžaduje iba súbory PDF, zatiaľ čo zástupca klienta vyžaduje súbory PDF aj zviazané súbory DWG. Tieto súbory boli odosielané prostredníctvom systému správy dokumentov spoločnosti Atkins. Ich ručné vytváranie bolo mimoriadne časovo náročné a náchylné na ľudské chyby.

RIEŠENIE:

Spoločnosť Areen, ktorá čelila týmto rôznym problémom a bola pod obrovským tlakom dodržiavať termíny projektov, si uvedomila, že potrebuje sofistikovanejší systém. Na riešenie tohto problému zriadila interný CAD tím, ktorý prišiel s nápadom na riešenie v podobe centrálnej databázy na správu a koordináciu všetkých výkresových informácií. Spoločnosť Areen sa následne stretla so spoločnosťou ARKANCE – svojím preferovaným predajcom CAD, s ktorým spolupracuje už 15 rokov – a spoločne podrobne zdokumentovali, čo presne od riešenia centrálnej databázy očakávajú. Na základe znalosti komplexných požiadaviek spoločnosti Areen potom ARKANCE vytvorila na mieru prispôsobenú verziu AutoCADu špeciálne pre letiskovú zákazku a zabezpečila aj vytvorenie a vývoj databázy. Výsledkom je aplikácia Drawing Register Application (DRA). „DRA nám umožňuje obrovskú úsporu času,“ hovorí nadšene Rob, „čo nám zase pomáha dodržiavať termíny stanovené klientmi. Vďaka automatizácii môžeme presnejšie predvídať, kedy budú kontroly hotové. V DRA je možné cez noc skontrolovať 1 000 alebo viac výkresov, čo ušetrí minimálne 20 pracovných dní. Počas trvania tohto projektu sa ušetria doslova tisíce pracovných hodín.“ Pri jednom významnom odovzdaní aplikácia DRA bežala bez prerušenia od piatkového večera do utorkového popoludnia cez víkend a sviatky, čím spoločnosti Areen ušetrila 283 pracovných hodín. „Bez DRA by sme termín tejto zákazky jednoducho nemohli dodržať,“ hovorí Rob. „Webové rozhranie nám umožnilo vzdialený prístup do systému z domu, aby sme mohli cez víkend kontrolovať postup prác.“ Zvýšila sa aj bezpečnosť informácií, pretože zamestnanci sa teraz musia do systému prihlasovať a je možné nastaviť individuálne prístupové práva. Rob hovorí, že vlastnosti nového softvéru, ktoré na neho urobili najväčší dojem, sú automatizácia – „...to je presne to, čo sme chceli dosiahnuť...“ –, úžasná úspora času a konzistentnosť informácií. „Kontrola kvality je tiež veľmi príjemným bonusom,“ dodáva. Odovzdaná práca je teraz bez chýb a softvér má zabudovaný protokol chýb, ktorý upozorňuje na prípadné problémy.

OBCHODNÉ VÝSLEDKY:

Rob hovorí, že spoločnosť Areen má s firmou ARKANCE veľmi dobré partnerstvo, a chváli ju za efektívnosť, ústretovosť a priateľský prístup, ako aj za zmysel pre detail. „ARKANCE rozumie našim obchodným potrebám,“ hovorí. „Než sa pustili do práce na riešení, uistili sa, že presne poznajú podstatu nášho problému. Vytvorili systém na mieru, ktorý presne spĺňa naše požiadavky.“ Rob má pocit, že tím ARKANCE išiel „nad rámec svojich povinností“, keď tesne po implementácii nahral do systému veľké množstvo údajov z excelových tabuliek spoločnosti Areen: „Vopred nahrali asi 5 000 výkresov, čo pre nás bola fantastická pomoc.“ „Náš nový systém je veľmi intuitívny a ľahko sa ovláda,“ pokračuje Rob. „V prípade potreby môžeme požiadať o pomoc, pretože ARKANCE poskytuje priebežnú podporu.“ Spoločnosť Areen plánuje v spolupráci s ARKANCE prispôsobiť softvér tak, aby mohol byť nasadený aj v iných veľkých komerčných projektoch, ako je napríklad návrh nemocníc a hotelov. „Systém bude pre takéto projekty neoceniteľný,“ hovorí Rob, „vzhľadom na množstvo opakujúcej sa práce a výzvu spočívajúcu vo vytváraní veľkého množstva výkresov v krátkom časovom horizonte.“ „Očakávam, že vďaka ušetrenému času bude spoločnosť Areen schopná efektívnejšie reagovať na veľké zákazky,“ pokračuje Rob. „Mali by sme byť schopní efektívnejšie zostavovať rozpočty a dokonca aj efektívnejšie stanovovať ceny. V dôsledku toho budeme možno schopní získať viac zákaziek.“