Az Areen Design egy egyedileg kialakított CAD rendszer bevezetésével jelentős idő- és költségmegtakarítást ért el eddigi legnagyobb projektjén, egy új nemzetközi repülőtér tervezésén.

KIHÍVÁSOK:

Rob Ball, az Areen CAD rendszermenedzsere így fogalmazott: „A rajzszámoknak, a címeknek és a revízióknak több különböző dokumentumban is egyezniük kellett, és minden információt össze kellett hangolni az indexlapokkal. A dokumentációt ezt követően a dokumentumkezelési csapat ellenőrizte, mielőtt továbbították volna az Atkins részére.” Rob és csapata rengeteg időt töltött a leadandó dokumentáció manuális ellenőrzésével és koordinálásával, ami jelentős költségekkel is járt „Elkerülhetetlen volt, hogy emberi hibák is előforduljanak” — mondja Rob. „Amikor már 50 rajzot ellenőriztünk, és még további 150 volt hátra, könnyű volt átsiklani egy-egy eltérés felett, különösen a mindennapi irodai munka megszakításai mellett. Ráadásul mindenki egy kicsit másképp dolgozik, ezért nem mindig tudtunk teljes következetességet biztosítani az összes rajzon. Érthető módon már egyetlen hiba miatt is visszautasíthatták a dokumentációt, ilyenkor pedig további időt kellett fordítanunk a hibák javítására, az ismételt ellenőrzésre és az újraküldésre.” Az ekkora mennyiségű dokumentáció ellenőrzése rendkívül monoton feladatot jelentett a tervezők számára. „A csapat természetesen elfogadta, hogy az ellenőrzés szükséges és a munka része” — mondja Rob — „ugyanakkor sem idő-, sem költséghatékonyság szempontjából nem volt ideális, hogy a kreatív szakemberek ilyen mennyiségű manuális ellenőrzéssel foglalkozzanak a tervezési munka helyett.” A helyzetet tovább bonyolította, hogy az Areennek a projekt során két különböző ügyfél elvárásainak kellett megfelelnie, eltérő revíziós szabványokkal. A kivitelező kizárólag PDF fájlokat igényelt, míg a megrendelő képviselője PDF-eket és kötött DWG fájlokat is kért. Ezeket az Atkins dokumentumkezelési rendszerén keresztül kellett benyújtani. A folyamat manuális kezelése rendkívül időigényes volt, és jelentős hibalehetőséget hordozott magában.

MEGOLDÁSOK:

A különböző problémák és a szoros projekt határidők miatt az Areen felismerte, hogy egy fejlettebb rendszerre van szükségük. A probléma megoldására létrehoztak egy belső CAD munkacsoportot, amely egy központi adatbázis-alapú megoldást javasolt a rajzinformációk kezelésére és koordinálására. Az Areen ezt követően felvette a kapcsolatot az ARKANCE-szal (korábban Cadline), amely az elmúlt 15 évben kiemelt CAD partnerük volt, és közösen részletesen meghatározták, milyen követelményeknek kell megfelelnie a központi adatbázis-rendszernek. Az ARKANCE az Areen összetett igényeire építve egy testreszabott AutoCAD megoldást fejlesztett a repülőtéri projekthez, valamint az adatbázis kialakítását és fejlesztését is elvégezte. Az elkészült rendszer a Drawing Register Application (DRA) nevet kapta. „A DRA óriási időmegtakarítást tesz lehetővé számunkra” — mondja lelkesen Rob — „ami közvetlenül hozzájárul ahhoz, hogy tartani tudjuk az ügyfél határidőit. Az automatizálásnak köszönhetően sokkal pontosabban tudjuk előre jelezni, mikorra fejeződnek be az ellenőrzések. A DRA egyetlen éjszaka alatt akár 1000 vagy annál is több rajz ellenőrzését képes elvégezni, ami legalább 20 munkanap megtakarítását jelenti. A projekt teljes időtartama alatt ez szó szerint több ezer munkaórát takarít meg számunkra.” Egy nagyobb dokumentációs leadás során a DRA péntek estétől egészen kedd délutánig folyamatosan futott egy hosszú hétvége alatt, amellyel az Areen 283 munkaórát takarított meg „A DRA nélkül egyszerűen nem tudtuk volna tartani ennél a leadásnál a határidőt” — mondja Rob. „A webes felület lehetővé tette, hogy otthonról is hozzáférjünk a rendszerhez, és a hétvége során nyomon követhessük az ellenőrzések állapotát.” Az információbiztonság is jelentősen javult, mivel a munkatársaknak most már be kell jelentkezniük a rendszerbe, és egyedi hozzáférési jogosultságok állíthatók be számukra. Rob szerint az új rendszer legnagyobb előnye az automatizálás: „Pontosan ezt szerettük volna elérni.” Emellett kiemelte a jelentős időmegtakarítást és az információk egységességét is. „A minőségbiztosítási ellenőrzések további nagy előnyt jelentenek” — teszi hozzá. A leadott dokumentációk immár hibamentesek, a rendszer pedig beépített hibajegyzékkel jelzi az esetleges problémákat.

ÜZLETI EREDMÉNYEK:

Rob szerint az Areen és az ARKANCE között kifejezetten jó együttműködés alakult ki. Kiemelte az ARKANCE csapatának hatékonyságát, segítőkészségét, közvetlen hozzáállását és a részletekre fordított figyelmet is. „Az ARKANCE pontosan megérti az üzleti igényeinket” — mondja Rob. „Mielőtt elkezdtek dolgozni a megoldáson, időt fordítottak arra, hogy teljes mértékben megértsék a problémánk jellegét. Egy olyan testreszabott rendszert hoztak létre, amely pontosan megfelel az elvárásainknak.” Rob szerint az ARKANCE csapata „messze túlmutatott az alapelvárásokon” akkor is, amikor a bevezetést követően nagy mennyiségű adatot töltöttek fel az Areen Excel tábláiból az új rendszerbe. „Körülbelül 5000 rajzot töltöttek fel előre, ami óriási segítséget jelentett számunkra.” „Az új rendszer rendkívül intuitív és könnyen megtanulható” — folytatja Rob. „Szükség esetén pedig folyamatos támogatást kapunk az ARKANCE csapatától.” Az Areen a jövőben más nagyméretű kereskedelmi projektek — például kórházak és szállodák tervezése — során is szeretné alkalmazni és továbbfejleszteni a rendszert az ARKANCE együttműködésével. „Az ilyen projektek esetében a rendszer felbecsülhetetlen értékű lesz” — mondja Rob — „különösen a nagy mennyiségű ismétlődő feladat és a rövid határidővel elkészítendő rajzdokumentáció miatt.” „Arra számítok, hogy az időmegtakarításnak köszönhetően az Areen sokkal hatékonyabban tud majd reagálni a nagy volumenű leadásokra” — teszi hozzá Rob. „Hatékonyabban tudunk majd tervezni és pontosabban árazni. Ennek eredményeként pedig akár új üzleti lehetőségeket is nyerhetünk.”