be-nl 
Areen Design
UK
Architecture, Interior Design and Procurement
Autodesk AutoCAD, Drawing Register Application (DRA)
CAD Automation, Workflow Optimisation and Customised Design Management
is een design- en procurementbureau, opgericht in 1985, dat geïntegreerde architectuur- en interieuroplossingen realiseert voor sectoren zoals hospitality, residentieel, healthcare, corporate en aviation. Door de implementatie van een op maat ontwikkeld CAD-systeem bespaart Areen Design enorme hoeveelheden tijd en kosten op zijn grootste project tot nu toe: het ontwerp van een nieuwe internationale luchthaven.
Door de implementatie van een volledig op maat ontwikkeld CAD-systeem bespaart Areen Design enorme hoeveelheden tijd en kosten op het grootste project uit zijn geschiedenis: het ontwerp van een nieuwe internationale luchthaven.
)
ACHTERGROND:
Met meer dan 25 jaar ervaring specialiseert Areen zich in het ontwerpen van hoogwaardige interieurs voor uiteenlopende sectoren wereldwijd, waaronder aviation, cultuur, hospitality, residentieel, healthcare, onderwijs en commerciële projecten.
Voor hun ontwerpwerk gebruikt Areen AutoCAD, aangevuld met verschillende document management-systemen om tekeningen en workflows te beheren.
Kort nadat Areen het contract binnenhaalde voor het ontwerp van de King Abdulaziz International Airport (KAIA) in Saudi-Arabië, werd duidelijk dat dit project een veel hogere complexiteit met zich zou meebrengen voor de organisatie van hun workflows.
Met meer dan 1000 tekeningen per zone van de luchthavenstructuur was een uiterst complexe nummeringsstructuur voor tekeningen noodzakelijk.
De uitdaging:
Voor het ontwerp van de King Abdulaziz International Airport in Saudi-Arabië moest Areen een uitzonderlijk grote hoeveelheid tekeningen beheren. Per zone van de luchthaven waren meer dan 1000 tekeningen nodig, elk met een complexe nummeringsstructuur.
De inhoud van tekeningnummers, titels en revisies moest consistent zijn over verschillende documenten en correct afgestemd worden met indexbestanden en documentcontrole.
Volgens Rob Ball, CAD Systems Manager bij Areen, ging er enorm veel tijd verloren aan het manueel controleren en coördineren van tekeningen.
“Wanneer je 50 tekeningen gecontroleerd hebt en er nog 150 volgen, is het gemakkelijk om kleine afwijkingen te missen.”
Daarnaast werkte iedereen net iets anders, waardoor consistentie tussen tekeningen moeilijk te bewaren was. Zelfs één fout kon ervoor zorgen dat werk werd afgekeurd en volledig opnieuw gecontroleerd moest worden.
De aanpak:
Door de combinatie van deze uitdagingen en de grote druk op projectdeadlines besefte Areen dat een meer geavanceerd systeem noodzakelijk was. Om dit aan te pakken richtte het bedrijf een interne CAD-groep op, die het idee ontwikkelde van een centrale database-oplossing voor het beheren en coördineren van alle tekeninformatie.
Daarvoor werkte Areen samen met ARKANCE (toen Cadline), hun vaste CAD-partner van de voorbije 15 jaar. Samen brachten ze tot in detail in kaart wat nodig was voor de centrale database-oplossing.
Op basis van die complexe vereisten ontwikkelde ARKANCE een maatwerkversie van AutoCAD, specifiek voor het luchthavenproject, inclusief de ontwikkeling van de databankstructuur.
Het resultaat was de Drawing Register Application (DRA).
“Met de DRA besparen we enorme hoeveelheden tijd,” vertelt Rob. “Daardoor halen we deadlines veel efficiënter. Dankzij de automatisering kunnen we veel beter voorspellen wanneer controles afgerond zullen zijn.”
Met de DRA kunnen meer dan 1000 tekeningen automatisch gecontroleerd worden tijdens één nachtelijke run, goed voor een besparing van minstens 20 werkdagen. Over de volledige duur van het project loopt die tijdswinst op tot letterlijk duizenden werkuren. Bij één belangrijke projectindiening draaide de DRA onafgebroken van vrijdagavond tot dinsdagmiddag tijdens een verlengd weekend, goed voor een besparing van 283 werkuren.
“Zonder de DRA hadden we deze deadline simpelweg niet gehaald.”
Via de webinterface konden medewerkers bovendien van thuis uit de voortgang opvolgen. Ook de beveiliging van informatie verbeterde aanzienlijk. Medewerkers moeten nu inloggen op het systeem en toegangsrechten kunnen individueel beheerd worden. Volgens Rob zijn vooral de automatisering, de enorme tijdswinst en de consistentie van informatie de grootste voordelen van de oplossing.
“Dit is exact wat we wilden bereiken.”
Daarnaast bevat de software een ingebouwde foutdetectie en kwaliteitscontrole, waardoor ingediende documenten vandaag foutloos zijn en problemen sneller zichtbaar worden.
Het resultaat:
Volgens Rob heeft Areen een sterke samenwerking met ARKANCE opgebouwd. Hij omschrijft het team als efficiënt, toegankelijk en sterk in detailwerk.
“ARKANCE begrijpt onze businessnoden,” zegt hij. “Voor ze aan de oplossing begonnen, hebben ze eerst echt de tijd genomen om onze uitdaging volledig te begrijpen. Het resultaat is een maatwerkoplossing die perfect aansluit op onze werking.”
Volgens Rob ging het ARKANCE-team zelfs verder dan verwacht tijdens de implementatie. Kort na de opstart hielpen ze met het importeren van grote hoeveelheden data vanuit Excel-bestanden.
“Ze hebben ongeveer 5000 tekeningen vooraf opgeladen. Dat was een enorme hulp voor ons.”
Ook het gebruiksgemak van het systeem noemt hij een belangrijk voordeel.
“Het nieuwe systeem werkt zeer intuïtief en was eenvoudig aan te leren. Bovendien kunnen we rekenen op voortdurende ondersteuning van ARKANCE wanneer dat nodig is.”
Areen plant ondertussen om samen met ARKANCE de oplossing verder uit te breiden voor toekomstige projecten, waaronder ziekenhuizen en hotels.
Volgens Rob zal het systeem vooral bij grote commerciële projecten bijzonder waardevol zijn door de hoeveelheid repetitief werk en de strikte deadlines die ermee gepaard gaan.
Daarnaast verwacht Areen dankzij de tijdswinst efficiënter te kunnen reageren op grote projectindieningen, nauwkeuriger te budgetteren en competitiever te werken.
“Mogelijk helpt dit ons zelfs om meer projecten binnen te halen.”